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本篇是参加由电子文件管理推进联盟联合数字罗塞塔计划发起的“大分享”活动投稿文章#xff0c;来自上海涵妍档案信息技术有限责任公司#xff0c;作者#xff1a;陈雪。 一、政策背景 在“互联网政务服务”的浪潮下#xff0c;各级政府机构…关注我们 - 数字罗塞塔计划 -
本篇是参加由电子文件管理推进联盟联合数字罗塞塔计划发起的“大分享”活动投稿文章来自上海涵妍档案信息技术有限责任公司作者陈雪。 一、政策背景 在“互联网政务服务”的浪潮下各级政府机构乘势而上依托一体化政务服务平台大力推进政务服务转型。不动产登记领域也紧跟转型趋势经历了一场由内而外的革新。以自然资源部于2018年的成立为起点不动产登记体系迎来了深刻的变革而国务院随后发布的《关于压缩不动产登记办理时间的通知》更是为“放管服”改革按下了加速键全国不动产领域范围内掀起了一场政务服务的革新竞赛从“一窗受理”迭代到“一网通办”政务服务模式服务模式的变化在增强政务服务效能、重塑公众服务体验的同时也催生了庞大的不动产登记文件它们的有效归档和管理成为了不动产登记档案管理的新挑战。 步入2023年国家适时发布了《政务服务事项电子文件归档规范》下文简称《规范》与《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》下文简称《办法》为政务电子文件归档和电子档案管理树立了标准化框架明确了业务部门的角色与责任为“互联网政务服务”的深入实施奠定了政策基础。 本文在《规范》与《办法》的指导下聚焦浙江省A市不动产登记中心深入分析该中心不动产登记档案管理中的瓶颈与障碍探索OFD技术在不动产登记档案管理中的创新运用路径优化不动产登记档案的归档与管理流程从而强化“一网通办”服务模式的实施效能增强民众对不动产登记服务的信任度与满意度为构建透明、高效、便民的政务服务生态体系提供助力。 二、管理瓶颈 01、瓶颈一
不动产登记办理手续中要求提交的材料数量繁多且种类繁杂这一过程涉及大量人工手动打印及分阶段向税务、交易、登记三部门分别提交的操作。由于部门间信息共享不足频繁出现同一文件需重复提交的情况加之税务及交易环节完成后新生文件的递交流程使得整个处理链条拉长伴随而来的是大量纸质文件的产生在归档前的各个阶段未能及时数字化直至最终阶段才集中进行扫描处理并归档极大增加了管理和存储负担。 02、瓶颈二
在推进不动产登记档案信息化升级的进程中另一项核心挑战在于不动产登记档案数据库与不动产税务业务系统的数据互操作性缺失。这种割裂导致了登记档案信息与税务业务数据之间的同步更新难以实现阻碍了工作效率与服务质量的全面提升。 【图】A市不动产登记中心原办理流程 三、建设实践 《办法》要求“政务服务办理全过程中形成和调用的证据性材料、程序性材料、结果性材料等都纳入归档范围”。根据归档要求A市不动产登记中心的归档内容包括在登记工作中形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的纸质文件和电子文件包括权属来源资料、登记申请材料、登记机构的内部审核文件以及具有保存价值的其他材料如登记现场询问笔录及照片或声像、各种税费的缴纳凭证。 根据A市不动产登记中心档案管理遇到的问题和归档要求来优化归档流程在整体规划上不动产登记中心采取动态容差归档方案前端对接“不动产登记业务系统”实现不动产登记服务电子文件在线归档中端对接“税务系统”实现跨系统数据的即时共享与交换改善资料重复提交的问题缩短办理周期后端对接“档案综合管理系统”实现不动产登记档案在线移交接收。 【图】不动产登记档案动态容差归档 01、前端窗口收件
针对不动产登记业务系统的办结文件采取在登记窗口接收材料的同时启动扫描作业。这一调整一方面为有效解决不动产登记档案扫描任务繁重及利用延迟的困境迅速扩充了电子档案资源库实现归档资料的即时补充更新另一方面为在线审批提供了第一手实时资料极大促进了审批流程的高效运转充分响应了缩短不动产登记办理时限的政策要求。 02、中端税务对接
针对不动产登记档案数据库与税务业务系统的数据互操作性尚未建立的问题建立与税务系统的对接接口档案管理系统在接收到不动产登记资料后发送至税务系统税务系统则能够直接读取OFD格式的资料从中提取产权调查信息以及家庭成员房屋套次信息辅助税务系统快速核税。完成核税流程后在税务信息系统中自动生成核税申请的确认单和完税凭证这些文件直接以高效、标准化的OFD格式无缝对接至档案管理系统。档案管理系统可以安全、高效地整合这些关键文件到档案资料中。实现档案管理系统与税务系统的信息实时同步后公众在办理相关业务时可以减少等待时间提升不动产登记服务的满意度和透明度。 【图】OFD技术助力档案数据库和税务业务系统有效对接 03、后端项目归档
针对不动产登记过程中因技术局限或文件独特性而未能自动产生的关键归档材料采取先进的高精度扫描技术即刻完成电子化上传并依据详尽的归档目录逐一核查查漏补缺以确保归档内容的无遗漏整合这一方式有效建立了统一且完备的不动产登记档案库。 在不动产登记文件归档和档案管理的实践探索中不动产登记中心创新运用前端控制理论量身定制了符合不动产登记实践场景的动态容差归档模型确保档案管理与业务流程并驾齐驱无缝融合。此模式践行了“即办、即扫、即归、即用”的高效运行策略打造一个闭合而精细的管理生态链保障了不动产登记档案处理的高速度与高精度。 OFD技术的融入也助力归档效率与质量的优化。不动产登记档案具有动态性以每一项不动产登记为立卷单位每变动一次产生的材料就要立为一卷立卷后要及时建立相关案卷之间的联系做好动态管理。借力OFD的开放式打包技术实现了不动产登记档案的封装方案。这一方案不仅高效整合了多种独立文件至单一OFD文档中还在文档内部实现了精细化的页面级管理精准映射了不动产登记档案固有的复杂层次确保了归档结构的严谨与适应性。在保障不动产登记档案正文安全存储的同时还平滑整合了高清图档、多样化附件、深度元数据描述及业务流程的详细追踪信息。 【图】OFD技术在不动产登记档案的实践应用 四、结 语
动态容差归档模式体现了A市不动产登记中心对“互联网政务服务”国家战略的积极响应与深度贯彻不仅重塑了政务服务体验提高了公众满意度还为构建透明、高效、协同的政府服务体系贡献了宝贵经验。其成功实践不仅限于技术层面的突破更在于政务服务理念的革新展示了如何将数字化技术深度融入传统业务流程实现政务服务由被动响应向主动服务、由分散管理向集成协同的根本转变。 数字罗塞塔计划公众号致力于成为全国领先的档案信息化知识分享与交流平台。独木难成林众创力量大作为中立的第三方平台我们将努力为广大档案信息化从业企业提供一个展示自身业务与技术专业水平的舞台共同推动档案行业的进步与发展。
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